Pourquoi pas un tableau Excel
Le modèle Excel envoyé par mail, chacun le remplit dans sa propre copie, et l’organisateur passe sa soirée à tout fusionner. Avec un lien, chaque bénévole voit les créneaux encore libres et s’inscrit en écrivant son prénom. Une ligne, une personne : pas de créneau pris deux fois.
Construire son planning de bénévoles
- Découpe la journée en créneaux de 2 heures : personne ne tient un stand toute la journée
- Une ligne par personne : pour deux personnes à la buvette, écris le créneau deux fois
- N’oublie pas l’installation et le rangement — c’est là qu’il manque toujours du monde
- Jusqu’à 20 lignes par liste ; au-delà, fais une liste par stand
La veille, la liste te donne un message de rappel tout prêt pour le groupe, avec les créneaux encore libres.
Pour quels événements
- Kermesse et fête de l’école, marché de Noël de l’école
- Téléthon : vente de crêpes, stand, marche
- Tournoi ou fête du club de sport
- Distribution alimentaire chaque semaine : écris « chaque samedi pendant 10 semaines »
Questions fréquentes
- Les bénévoles doivent-ils s’inscrire sur un site ?
- Non. Ils ouvrent le lien, choisissent un créneau et écrivent leur prénom. Pas de compte, pas d’appli.
- On peut faire un planning sur plusieurs jours ?
- Oui. Écris par exemple « chaque jour pendant 2 jours » ou « chaque samedi pendant 6 semaines » : chaque date a ses créneaux.
- Et si un bénévole se désiste ?
- Il libère son créneau en un geste, et quelqu’un d’autre peut le prendre.
- Combien ça coûte ?
- Rien. C’est gratuit, sans inscription et sans publicité.